Depuis 1978, l’Observatoire Cegos des performances de l’Entreprise s'est attaché à identifier les structures des différentes fonctions de frais généraux des entreprises françaises, à en mesurer la performance et l'évolution.

Ce baromètre montre ainsi les tendances managériales des organisations internes et l’évolution des métiers de l’entreprise. C’est un outil précieux pour les dirigeants et gestionnaires d’entreprise, soucieux d’arbitrer leurs structures internes et de rechercher des modèles de performance sur la base de données objectives.

La 8^ème étude qui vient d'être publiée est une mise à jour de la précédente édition de 2000. Elle regroupe 138 entreprises françaises de tous types d’activité et de taille, totalisant 115.600 salariés et 22 milliards d'euros de chiffre d'affaires.

La comparaison entre les résultats de cette nouvelle édition et ceux de nos enquêtes passées traduit une tendance claire concernant l'évolution de ces frais généraux.

Cette évolution s'accompagne cependant de variations marquées selon les fonctions.

Les frais généraux ne se limitent pas aux divers consommables, frais de missions, coûts énergétiques, frais de téléphone,… qu’une entreprise cherche à économiser continuellement. L’ensemble des services en charge de la gestion et du développement de l’entreprise en périphérie de son activité principale qui est de produire ou vendre, constitue les fonctions de frais généraux qu’un dirigeant souhaite optimiser.

Les fonctions de frais généraux sont définies comme l'ensemble des fonctions support à l'activité de l'entreprise, dont les effectifs et les coûts ne sont pas directement incorporés aux prestations ou aux produits vendus par l'entreprise. Ce sont principalement les fonctions administratives ainsi que les fonctions d’appui et de développement de l’activité commerciale et de production.

Pour les mesurer objectivement et les comparer dans le temps, la Cegos a défini une nomenclature d’évaluation précise des différents effectifs et dépenses de ces fonctions de frais généraux. 16 fonctions sont définies et regroupées sous trois grandes familles :

Les dépenses totales des fonctions de frais généraux représentent en moyenne 16,9 % du chiffre d’affaires, contre 17,7 % quatre ans plus tôt, soit une diminution moyenne de 4,5 % pour l’ensemble des entreprises. On constate ainsi une maîtrise continue des dépenses de frais généraux par rapport au chiffre d’affaires, puisqu’il y a dix ans ce ratio était encore à 20,4 %.

Les effectifs des fonctions de frais généraux représentent 27 % de l’effectif total de l’entreprise, contre 31 % auparavant, soit une diminution de 13 %, plus significative que pour le ratio des dépenses, conséquence de l’amélioration de la productivité interne et du recours à la sous-traitance ou à l’externalisation de certains métiers des fonctions de frais généraux. Il y a dix ans ces effectifs représentaient 32,4 %.

Chaque salarié de l’entreprise représente, en dépenses indirectes, 30.381 euros sur une année, en moyenne. Lors de la précédente édition, ce coût était près de 34 K€. Les entreprises auront donc économisé en moyenne 1.000 € par an et par salarié de l’entreprise depuis notre précédente étude.

Nous avions constaté, dans les années passées, que les entreprises ajustaient leurs fonctions de frais généraux parallèlement à la variation de leur activité. Cette règle n'est plus vérifiée. Dès notre précédente édition 2000, nous avions observé les prémices d’une volonté d’optimiser ces fonctions alors que l'environnement économique était favorable, et que les résultats d’exploitation étaient en moyenne de plus de 6 % de leur chiffre d’affaires.

Aujourd’hui, dans un contexte plus difficile, elles continuent de réduire plus drastiquement certaines dépenses de frais généraux pour maintenir leur résultat d’exploitation qui sera passé, en moyenne, à 4,7 % de leur chiffre d’affaires.

Pour apprécier plus globalement ce constat d’évolution, nous avons interviewé 200 dirigeants d’entreprises de plus de 500 salariés sur leurs pratiques actuelles de réduction des coûts.

• 73 % des dirigeants déclarent avoir en cours un projet de réduction de leurs coûts.

Tous les profils d’activité et toutes les tailles, petites et grandes entreprises, sont concernés. Les entreprises du secteur public et parapublic devancent aujourd’hui le secteur de l’industrie traditionnellement soumis à l’optimisation de leurs dépenses.

Les dirigeants des entreprises de services privés estiment en majorité (près de 60 %) que leurs frais généraux sont déjà optimisés ; même s’ils sont plus largement d’accord pour dire qu’ils sont encore remis en cause.

68 % des dirigeants indiquent que leurs projets de réduction de coûts concernent toutes les fonctions de l’entreprise. Dans ce cadre, les fonctions de frais généraux sont concernées au premier chef :

• puisque 56 % des dirigeants énoncent que leurs frais généraux sont actuellement remis en cause,
• alors que 33 % d’entre eux disent que leurs frais généraux sont déjà optimisés. Notons que 80 % des entreprises interviewées ont déjà réalisé des réductions de leurs coûts ces deux dernières années.

64 % indiquent communiquer ces projets de réduction des coûts vers l’ensemble des salariés.

69 % indiquent récompenser l’atteinte des objectifs.

58 % des dirigeants précisent que ce projet est étalé sur plusieurs exercices et 36 % précisent que leur plan ne porte que sur l’exercice 2004.

Les variations les plus significatives dans la représentation de ces dépenses sont sur les fonctions suivantes :

• Les dépenses de Publicité–Promotion se sont ajustées au contexte du marché. Avec une moindre demande, les grandes entreprises ont, proportionnellement, plus fortement réduit ces dépenses que les entreprises d'autres tailles. En moyenne, ces dépenses totales auront diminué de 18 % comparées au chiffre d’affaires.

• Les investissements informatiques ont été moins importants. L’ensemble des budgets des systèmes d’information, après les investissements incontournables subis par les entreprises lors du passage de l’an 2000, l’Euro, l’intégration d’Internet et d’outils ERP, sont, aujourd’hui, soumis aux contraintes d’optimisation des budgets. Les dépenses totales de la fonction ont diminué de 20 % comparées au chiffre d’affaires réalisé, pour représenter actuellement 1,08 % du chiffre d’affaires en moyenne.

• Les Services généraux, regroupant une multitude de services de logistique internes, ont été optimisés par un plus fort recours à la sous-traitance ou à l’externalisation de métiers éloignés de l’activité principale des entreprises (gardiennage, accueil, imprimerie,…). Les dépenses totales de ces services ont diminué de 22 % comparées au chiffre d’affaires depuis notre précédente étude.

Comparé à l’effectif total de l’entreprise, l’ensemble des fonctions de frais généraux a moins d’effectifs que par le passé. Seule la fonction Administration Des Ventes a progressé de 1 % et représente, en moyenne, 2,79 % de l’effectif total. Cette fonction a rajeuni son personnel, la moyenne des rémunérations de cette fonction est en recul de 15 %.

• La fonction Recherche et Développement : moins 39 % d’effectifs.
• La fonction Informatique : moins 28 % d’effectifs.
• Les fonctions Services généraux et Infrastructures et locaux : respectivement moins 48 % et moins 33 % d’effectifs.

• la fonction Achats et Approvisionnement (69 % des citations). Les gains réalisés sur les achats de l’entreprise sont importants comme contribution à l’amélioration de la marge. Dans ce cadre, 57 % des dirigeants précisent que l’amélioration de cette fonction doit passer par une meilleure centralisation de sa fonction. L’analyse de l’organisation de cette fonction nous montre que le volume d’achats annuel par personne est déjà passé, en moyenne, de 5 M€ à 6,3 M€ en quatre ans, avec une diminution parallèle des effectifs de 9 %.
• L’amélioration de la performance de la Direction de la Qualité est attendue pour 65 % des dirigeants. Si les avantages compétitifs de l’entreprise passent par une amélioration de ses standards Qualité, les dirigeants attendent de cette fonction une meilleure visibilité du retour sur investissement des projets Qualité. A noter que, pour les entreprises industrielles, cette attente est exprimée par 70 % des dirigeants.

On observe une variation du ratio "effectifs frais généraux/effectif total" de plusieurs points entre les PME (moins de 150 salariés) et les grandes entreprises (plus de 2.000 salariés). Les effectifs de ces fonctions passent de 31,5 % à 19,3 % de l’effectif total. La taille de l'entreprise impacte les ratios d’effectifs des frais généraux.

Classées selon le chiffre d’affaires, on retrouve la même évolution que celle constatée pour le ratio des effectifs. Les PME ont, en part relative, des structures de frais généraux plus importantes que les grandes entreprises, que la mesure soit faite par rapport à l’effectif total ou par rapport au chiffre d’affaires, les grandes entreprises bénéficiant d'économies d'échelle.

Le coût moyen d’une personne travaillant dans une fonction de frais généraux est 60 % plus élevé dans une entreprise de plus de 400 M€ de chiffre d’affaires que dans une PME de moins 25 M€ de chiffre d'affaires.

L'autre critère d'analyse est le secteur d'activité d'appartenance qui a une influence directe sur le dimensionnement moyen de ces fonctions.

Par exemple, on retrouve aux deux extrêmes, les entreprises de production de biens d’équipement, avec des fonctions de frais généraux représentant, en moyenne, 15,6 % de leur chiffre d'affaires et les entreprises de négoce qui ne présentent, en moyenne, que 10 % du chiffre d’affaires.

Cette disparité s’explique, car ces premières entreprises supportent des fonctions de frais généraux qui sont inexistantes dans les entreprises de négoce comme la Maintenance industrielle, la R&D,… et elles gèrent un chiffre d’affaires par personne plus faible.